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TI siempre innovando para que tengamos la mejor tecnología

17 de Diciembre 2019
susan.fernandez

El Departamento de TI año tras año nos trae nueva tecnología y proyectos a la vanguardia, y es por eso que quisieramos compartirles sus tareas en la Institución, nos las diveden entres ejes, y al final del documento podrá ver un archivo donde agregamos otras, que reflejan el gran trabajo que han realizado durante el 2019: 

 

Eje académico

El Departamento de Tecnologías de Información realizó un importante aporte al proceso académico del Instituto, que dio como resultado la implementación de un sistema integrado para mejorar la transparencia y el control de conductas no deseadas en materia de fraude académico.

De la mano con el Decano de INCAE, el Doctor Alberto Trejos, y el Decano Asociado, el Doctor Bernard Kilian, implementamos un sistema de cámaras anti-plagio en las aulas Manuel Jiménez de la Guardia, Lorenzo Giordano, Huber Garnier y Juan Maegli. El sistema está diseñado para reforzar la vigilancia durante la aplicación de exámenes de los programas de maestría, de forma que los mismos estudiantes, Profesores y otras autoridades académicas puedan contar con mayor respaldo en caso de denuncias por eventuales faltas, hay un reglamento específico al respecto.

De igual forma, se logró la actualización del Campus Virtual de INCAE (plataforma académica Moodle) a una versión que mejoró sustancialmente la usabilidad y la experiencia de los usuarios, así como su estética, lo cual facilita la ubicación y consumo de los cursos y sus materiales, tanto para estudiantes, como para los Profesores y sus asistentes. Además, dicha actualización posibilitó la implementación de un sistema llamado “Respondus”, el cual funciona como un “bloqueo” en las computadoras de los estudiantes de forma que estos no puedan acceder a otros programas o contenidos durante la aplicación de los exámenes en el Campus Virtual, y así se reduzcan las posibilidades de eventuales faltas.

Eje eficiencia y continuidad operativa

Por otra parte, TI trabajó en conjunto con el área de Finanzas en un proyecto emergente para implementar un sistema de Facturación Electrónica requerido de urgencia por los cambios en la legislación en temas fiscales en Costa Rica.La mayor importancia de este proyecto radicó en que, de no haber podido implementar este sistema en tiempo y forma, se hubiera visto seriamente afectada la operación y la reputación del Instituto, incluso al punto de riesgo de haber paralizado el proceso de ventas.Conscientes de que cumplir con el requerimiento legal no era suficiente, esta oportunidad fue aprovechada por ambas áreas (TI y Finanzas) para implementar varias mejoras que permitieran automatizar y facilitar algunos pasos del proceso de facturación, consiguiendo con esto una mayor eficiencia y optimización de los recursos tecnológicos y del tiempo de los colaboradores.

Entre estos puntos de mejora, destaca la integración de los procesos de venta y cobro. Ahora, cada vez que un área genera una cotización a un cliente desde SalesForce, automáticamente se generarán los cargos o cuentas por cobrar en los estados de cuenta de los estudiantes en Power Campus. Al estar conectada esta parte del proceso con el nuevo sistema de facturación electrónica, el personal de Finanzas podrá generar las facturas correspondientes desde una sencilla interfaz Web y prácticamente con un clic. Al automatizar esta parte del proceso se reduce hasta en un 95% la posibilidad de eventuales errores manuales. Otro de los cambios introducidos en el sistema permite que ahora se puedan facturar cargos divididos, en los casos en los que a un cliente se le deba facturar un tracto de su cuenta a título personal y otro a su empresa.

TI también se dio a la tarea de dar su “granito de arena” al tema de la integración de los equipos de trabajo de las distintas áreas de INCAE, y al mismo tiempo maximizar el valor que obtiene el Instituto y su misión de los proyectos tecnológicos que emprende. Para esto se coordinó, con el valioso apoyo de Educación Ejecutiva, una serie de actividades de sensibilización y conocimiento en temas de gestión de proyectos, gobernanza, y aplicación de prácticas y herramientas ágiles. Estos tres dominios, complementarios entre sí, han permitido la ejecución de importantes proyectos que involucraron a varios departamentos, y ha permitido alinear y estandarizar lenguajes y prácticas comunes para trabajar de forma más homogénea y coordinada.

Tanto en Nicaragua como Costa Rica, el Instituto cuenta hoy con profesionales certificados en prácticas herramientas ágiles, así como en técnicas de facilitación de reuniones y sesiones de trabajo en equipo; y esperamos poder continuar con este aporte a otras áreas del Instituto en el 2020. Algunos resultados visibles de estos esfuerzos de estandarización e integración son los proyectos de la plataforma Web, y la consultoría de mejora en los procesos y herramientas de Marketing Digital y CRM (Customer Relationship Management). También se iniciaron importantes proyectos para consolidar las bases de datos históricas de INCAE en SalesForce y realizar la depuración y limpieza inicial de duplicados para mejorar el insumo utilizado por las áreas de mercadeo.

En materia de infraestructura tecnológica, se llevó a cabo un importante proyecto para renovar parte de los equipos que dan soporte a la red de datos del Instituto que ya estaban dando problemas por obsolescencia. Se sustituyeron dispositivos de tráfico de datos y, sobre todo, sistemas de seguridad de información. Esto resulta de vital importancia para proteger las comunicaciones digitales desde y hacia el Instituto.

Eje de generación de ingresos y branding del Instituto

Precisamente, en torno a este eje se ha trabajado a paso redoblado para conseguir una mejora en los procesos que tienen que ver con la generación de ingresos para el Instituto, sobre todo en términos de marketing digital y presencia de marca digital. Al respecto, el principal proyecto de este año 2019 tuvo como fin la contratación y ejecución de una consultoría de diagnóstico en torno a los procesos y prácticas de mercadeo digital utilizadas en el Instituto, y su relación con el uso de las herramientas tecnológicas que apoyan dichos procesos. Este proyecto fue coordinado por el área de Tecnología, pero contó con la participación de todas las áreas de misión de INCAE, así como de aquellas áreas de servicio que apoyan directamente el proceso de mercadeo.

Como resultado, se visibilizaron los aciertos que en esta materia han tenido cada una de las áreas y se identificaron oportunidades de mejora en términos de alineamiento, gobernanza y trabajo en conjunto para sacarle mejor provecho a los sistemas tecnológicos con los que actualmente se cuenta. Parte de los entregables de esta consultoría consisten en una serie de recomendaciones y un portafolio de proyectos y operaciones cuya ejecución se dividió en lapsos de seis meses. Los primeros están en ejecución actualmente y se espera completar otro tanto a lo largo del 2020.

Finalmente, otro proyecto o más bien programa de proyectos cuyo resultado es palpable a estas alturas del año, es la continuación de la renovación de la presencia Web del Instituto. Esto ha permitido estandarizar el manual de estilo Web en prácticamente todas las páginas de las áreas de INCAE, y actualmente se trabaja en los últimos proyectos para terminar de migrar el portal a la nueva plataforma. Antes de que finalice el mes de febrero de 2020, nuestra querida Biblioteca, así como algunas áreas de impacto como Cátedras y el Centro de Liderazgo Colaborativo y de la Mujer contarán con sus nuevas páginas en Internet, completando prácticamente la migración.

Adicionalmente, en un esfuerzo en conjunto con el área de Comunicación y Marca Institucional, se desarrolló una herramienta que les permite generar micrositios Web desde la plataforma actual, reduciendo el costo para el Instituto en términos de contratación a proveedores externos para este fin. Pero lo más importante, es que ahora cualquier micrositio que deba producirse estará estandarizado con toda la plataforma Web del INCAE.

Para ver tabla de más proyectos importantes de TI realizados este 2019, puede ingresar aquí.

Fuente: Departamento de TI de INCAE.