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Comunicación y Marca ahora usa el HelpDesk

19 de Agosto 2015
admin

Con el fin de mejorar el servicio para todos, optimizar la gestión del flujo de trabajo y contar con el apoyo de terceros, de aquí en adelante en el departamento de Comunicación y Marca usaremos el HelpDesk de INCAE. Todas las peticiones que nos realicen, desde el diseño de un anuncio para Facebook, hasta la revisión de documentos y realización de micrositios y otros, serán gestionadas mediante esta herramienta.

¿Cómo funciona para tareas de comunicación?

Para enviarnos una petición se debe ir a HelpDesk, escoger Comunicación y luego elegir entre 1) Sitios web, 2) Comunicación Digital, 3) Comunicación Interna 4) Otro Servicios y 5) Carrito de Compras. Dentro de cada categoría se encontrará una lista de los productos que normalmente piden, se escoge una y nos añade más información.

¿Qué servicios ofrecemos?

Los servicios que ofrece el departamentos no han variado mucho  hasta ahora. Comprenden las varias áreas de comunicación escrita, gráfica y digital. Por ahora, no llevamos temas de video ni audio, aunque estamos trabajando en ello.

¿Qué no está incluido en esto?

Cualquier proyecto que lideramos desde comunicación. Por ejemplo, el boletín "INCAE Actual", cobertura y relaciones con la prensa, redacción de notas para la web institucional, la memoria anual, etc.

¿Qué pasa si tengo un proyecto con varios componentes?

Muchas veces un proyecto tiene más que una necesidad de comunicación, en este caso un miembro del equipo se reúne con ustedes para acordar los entregables y luego éstas se incluyen en el sistema HelpDesk. Un ejemplo así podría ser un evento que requiere: un anuncio en Facebook, varias invitaciones, un banner, un micrositio y cobertura fotográfica.

¿Tiene un costo para mi departamento?

No tiene un costo para su departamento, ya que es un servicio institucional que tiene como objeto mejorar la comunicación de INCAE. Esto dicho, si consideramos que se debe contratar un tercero para completar el proyecto, puede generar costos. En este caso, siempre lo comunicaremos antes de empezar el proyecto. Normalmente esto podría referirse a un micrositio, revisión de un folleto o trabajos que conllevan muchas horas de dedicación.

¿Por qué hemos decidido tomar este paso?  

El equipo de Comunicación y Marca, compuesto por cuatro personas, manejan tanto proyectos institucionales propios (comunicación interna y externa) como el apoyo a los proyectos de diferentes áreas de la casa: Trabajo proactivo y reactivo.  Las peticiones de apoyo las recibimos de toda la casa y hasta ahora por e-mail o incluso en persona. Dado el incremento de peticiones de apoyo y de la consciencia de los departamentos de la importancia de la buena comunicación, nos ha sido muy importante encontrar una manera mejor de gestionar las peticiones, consideramos que el HelpDesk es la herramienta correcta.

Si usted aún no ha utilizado el HelpDesk, aquí se puede encontrar una guía de cómo se usa. (https://ayuda.incae.edu/support/solutions/articles/4655-c-mo-crear-un-ti...)